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Für ein großes deutsches Finanzunternehmen, konzeptionierten, koordinierten und begleiteten wir die AD-Usermigration von ca. 1000 AD-User und stellten uns nicht nur im Vorfeld spannenden Herausforderungen.

Im Rahmen eines Client-Rollouts von neuen Arbeitsplatzsystemen erfolgte ein Wechsel auf eine neue Windows-Version. Im Zuge dieses Rollouts wurde zusätzlich eine AD-Usermigration durchgeführt. Hierbei wurden die ca. 1.000 Benutzer innerhalb des Active Directory on Demand verschoben, da sich der Zugriff auf die AD-Struktur durch das neue Betriebssystem geändert hat.

Sobald eine Migration beim Kunden vor Ort für den neuen Client beantragt wurde, muss dies sogleich mit der AD-User-Migration im Backend (Active Directory) durchgeführt werden. Die Herausforderungen an diesem Switch waren nicht nur das Beibehalten der bestehenden User-ID für den Benutzer und die Migration des kompletten Prozesses innerhalb eines 15-minütigen Zeitfensters, sondern ebenfalls das Schaffen einer Möglichkeit, die bereits migrierten User in die alte Struktur binnen kürzester Zeit zurückzusetzen, sollte der neue Client funktional nicht im vollen Umfang zur Verfügung stehen und vom Benutzer nicht abgenommen werden. Im übertragenden Sinne benötigten wir einen “Backup and Recovery”-Prozess für den Migrationsprozess, der sich durch die organisatorische Struktur des Kunden über mehrere Standorte und Ansprechpartner erstreckt.

Während der Konzeptionierung, hierzu zählen unter anderem die Abstimmung der Anforderungen und des Scopes, sowie die Machbarkeitsüberprüfung durch eine ausreichende Testdurchführung, wurde eng mit dem Kunden zusammengearbeitet, um ein vollständiges Bild von deren Abläufen zu erhalten.

Zur Koordination der 150 Projektmitarbeiter wurden zentral die Änderungs- bzw. User-Migrationsaufträge entgegengenommen und koordiniert. Nach jeweils erfolgter Migration erfolgte eine Rückmeldung an die Servicetechniker. Folgendes UML-Sequenzdiagram verdeutlicht den Migrationsablauf:

Für eine lückenlose Dokumentation und eine schnelle Abarbeitung der eintreffenden Migrationsaufträge, wurde ein auf Microsoft Technologien basierendes Verwaltungstool entwickelt, mit dem unter anderem die Aufträge aufgerufen, bearbeitet und die Teams automatisiert per Mail benachrichtigt werden konnten. Dieses Tool lässt sich mit wenigen Anpassungen auf andere Strukturen / Tabellen aufsetzen, sodass es für weitere Migrationen verwendet werden kann. In der folgenden Abbildung sieht man die Migrationsverwaltung inkl. automatisierter E-Mail.

Das Projekt hat sich bewusst gegen die Einführung einer eventuell vorhandenen Kaufsoftware entschieden, da mit der auf den Prozess und das Vorhaben zugeschnittenen Verwaltungskonsole konkret auf die Kundenbedürfnisse eingegangen werden konnte. Weiterhin wurde das Verwaltungstool nach dem Projektende nicht weiter benötigt, was ebenfalls für eine temporäre Lösung sprach.

Als Single-Point-Of-Contact (SPOC) stand die eBiz Consulting durchgängig für die eintreffenden Anfragen zur Verfügung und konnte die durchschnittlich 150 Anfragen pro Tag stets erfolgreich abschließen. In der Darstellung erkennt man die Interaktion der involvierten Teams untereinander.

Auf Basis der festgehaltenen Daten in der Migrationsverwaltung, wurde zur Visualisierung ein Dashboard erstellt und mit tagesaktuellen Daten am Ende eines jeden Migrationstages an das Programmmanagement übergeben.

Folgend eine grobe Übersicht über die Tätigkeiten innerhalb des Projekt und der technologischen Fact Sheets:

eBiz Consulting:

• Scoping und Konzepterstellung für die Migration von 1.000 AD-Usern
• Entwicklung und Einsatz einer Migrationsverwaltung
• Projektverantwortlich und Single-Point-of-Contact für die AD-User-Migration end-to-end
• Koordination der Migrationswellen und ca. 150 beteiligten Stakeholdern (excl. der Benutzer)
• Reporting auf Tagesbasis (Dashboard) an Management
• Bereitstellen der Infrastruktur (Telefon, Telefonnummer und E-Mail)

Technologie-Fact Sheets:

• MS-Excel
• Qlik Sense Desktop
• Qlik View 11
• Active Directory

Unser Fazit

Eine gelungene Migration, die über einen Zeitraum von mehreren Wochen durch viel Teamgeist und gemeinsames Miteinander, erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Es gab einige Roll-Backs und damit Umplanungen von Benutzern zu neuen Wellen, die durch ein sauberes Prozessdesign und klarer Kommunikation gut bewältigt werden konnten. Die erstellten Dokumente und Abstimmungen mit den Support-Einheiten führten darüber hinaus dazu, dass nach Projektende ein reibungsloser Übergang vom Projekt in den Betrieb erfolgte.