Erfolgreiches Projektmanagement

Wege zum Erfolg

Das Projekt „Einführung einer Collaboration Plattform“ hat einige spezifische Herausforderungen, die erfolgreich gemeistert werden, sofern diese bereits zu Projektbeginn betrachtet werden. Folgend sind die aus unserer Sicht Wichtigsten aufgeführt und kurz besprochen.



Ein Collaboration-Projekt bedarf erhöhter Aufmerksamkeit. Zum einen ist die Leitungsebene als Auftraggeber im Projekt und zum anderen betrifft dieses Projekt potentiell jeden Mitarbeiter des Unternehmens. Jeder verspricht sich von dem Ergebnis einen persönlichen Vorteil oder zumindest eine Arbeitserleichterung. Es gilt also den Großteil der Mitarbeiter nicht nur anfänglich zu begeistern, sondern auch genau diese Erwartungen zu erfüllen.
Außerdem gibt es in den Prozessabläufen oft keine Einigkeit (Person A macht es so, Person B auf einem anderen Weg) und ausreichend beschrieben sind die Prozesse in der benötigten Tiefe in den wenigsten Unternehmen. Dadurch gibt es viel „Nebel“ und kaum klare Anforderungen. Ein weiteres Problem liegt darin, dass ein Teil der Mitarbeiter keine Veränderungen in ihrem Arbeitsablauf wünschen, ein anderer Teil sich Veränderungen aber wünscht, die die tägliche Zusammenarbeit und Arbeit erleichtern. Auf keinen Fall wollen Mitarbeiter vorher mehr Einzelschritte in einem Prozess gehen müssen, wie vor den Änderungen. Genau das lässt sich jedoch nicht immer bewerkstelligen.
Insofern scheint ein Projekterfolg im Sinne von Kundenzufriedenheit, von vornherein zum Scheitern verurteilt.
Hinzu kommt, dass der Einführungsprozess nach (gefühlt viel zu) langer Entwicklungsphase zu selten die nötige Beachtung erhält. Dieser Prozess besteht zumeist aus einer Mail der Führungsebene, in der der Start verkündet wird. Danach passiert nichts mehr und jeder Mitarbeiter, der nach der Mail mal auf die Plattform geschaut hat und sich testweise etwas durch die Seiten geklickt hat, wird beim zweiten Besuch keinen Fortschritt feststellen. So liegt diese Plattform brach und nur einige wenige Personen nutzen sie für sich und eventuell noch für ihr Team oder ein paar Kollegen.
Am Ende ist keiner glücklich. Die Führungsebene hat viel Geld und Ressourcen investiert, aber keinen Mehrwert erhalten. Die Mitarbeiter machen weiter, wie zuvor und der Projektleiter versucht noch, Leute für die Plattform zu motivieren, indem er Schulungen gibt (für Personen, die das gar nicht wollen) und weitere Entwicklungen (noch mehr Zeit- und Geldinvestition) für Speziallösungen bei den wenigen Teams durchführt, die die Plattform nutzen. Mit Zufriedenheit hat das wenig zu tun.
So ist ein weiteres Projekt entstanden, dass man zwar als „erfolgreich beendet“ bezeichnen kann, jedoch ist erfolgreich, im Sinne von Zufriedenheit bei den Stakeholdern, etwas Anderes.
Die hier etwas überspitzt dargestellten und weitere mögliche Herausforderungen sowie zugehörige Lösungsansätze befinden sich in der angefügten Präsentation.
Wir sind gern Ihr Partner für Ihre Collaboration-Projekte von der Idee bis zur Einführung. Wir setzen erfolgreich um.