Collaboration

Collaboration@eBiz umfasst die Bereitstellung von kundenspezifischen Lösungen, die den ortsunabhängigen und geräteübergreifenden Austausch von Informationen, Dokumenten und Arbeitsergebnissen erlauben. Unser Fokus liegt hierbei auf der bedarfsgerechten Bereitstellung notwendiger Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Hierfür erarbeiten und optimieren wir bei Bedarf vorhandene Informationsflüsse involvierter Stakeholder (Ablauf- / Aufbauorganisation). Unsere, Ihre Lösung konzipieren wir im ersten Schritt technologieunabhängig und führen anschließend eine Verfeinerung unter Berücksichtigung der geplanten Technologie durch. Bei Bedarf implementieren wir Ihnen die Lösung mit Microsoft-Technologien und übergeben Ihnen die Lösung end-to-end.


Je nach Branche oder Form der Zusammenarbeit, beispielsweise mit Kunden, innerhalb einer Abteilung oder mit Zulieferern, sind unter dem Begriff Collaboration andere Schwerpunkte zu sehen. IT-gestützte Systeme / Plattformen unterstützen die Zusammenarbeit auf organisatorischer, prozessualer und Tool-Ebene, so dass diese einen hohen Grad an Flexibilität mitbringen sollten. Da es für Lösungen einer Collaboration-Plattform keine „Standardinstallation“ gibt, bedarf es immer einer Lösung, die dem Kunden und seinen Anforderungen entsprechend bereitgestellt wird. Wir unterstützen gerne bereits in dieser frühen Phase bei der Ermittlung und Analyse Ihrer Anforderungen für eine solche Plattform. Unser Vorgehen erlaubt die Ermittlung der relevanten Anforderungen von der Geschäftsführung bis hin zum Mitarbeiter jeder Abteilung, die unter Berücksichtigung von Einflussfaktoren eine priorisierte Liste an fachlichen und technischen Anforderungen für die gemeinsam zu erarbeitende Lösung ergeben. Das folgende Bild zeigt Ihnen ein in zusammengefassten Schritten dargestellten Ablauf eines Collaboration-Projektes dar.



Phase Was Wer Warum
Plan. eBiz Frame Analysis und Meilensteine Bei Geschäftsführung, Abteilungen Gemeinsames Verständnis
Design. Lösungen und Delta zum IST. IT, Fachbereiche Perspektive
Build. Setup, Konfiguration, Umsetzung IT, Fachbereiche Verbesserungen
Trainee Administration Power User/Promoter HandOver, Hypercare
Introduce Vorstellung durch GF GF, IT Nachhaltigkeit


Die mögliche Komplexität von Collaboration-Projekten schätzen wir im Vorfeld ab, so dass durch mögliche Change-Management-Maßnahmen vor, während und nach der Einführung die Zufriedenheit und das Verständnis aller Stakeholder sichergestellt werden.

Mit Fokus auf die Geschäftsprozesse stellen diese zugleich den roten Faden zur Analyse dieser und möglichen Plattformen zur weiteren Optimierung dar. Dabei bedienen wir uns einer selbst entwickelten Methodik, um durch gezielte Fragestellungen zu Beginn unserer gemeinsamen Zusammenarbeit alle relevanten Aspekte zu ermitteln (eFA). Dies beginnt mit Fragen zu den verschiedenen Stakeholder-Gruppen und deren Skills und endet bei infrastrukturnahen Fragen hinsichtlich unterstützter Technologien.
In einem weiteren Schritt sind in einer solchen Plattform auch Themen integriert, die sich manchmal erst auf den zweiten Blick mit Collaboration in Verbindung bringen lassen. Dazu gehören firmeninterne News ebenso wie vorhandene Hobbies und Fähigkeiten der Mitarbeiter (Ich-Seiten für Mitarbeiter) außerhalb der Arbeitswelt. Umfragen zu diversen Themen oder die Hinterlegung z.B. eines Urlaubsantrages fallen einem zu Thema Collaboration noch schnell ein, das Einbinden von externen News Beiträgen oder einer Liste mit internen und externen Links hingegen erst einmal nicht. Sogar Buch- oder Filmempfehlungen gehören in dieses Thema und lockern eine solche Plattform nicht nur auf, sondern sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter diese Plattform als die ihre ansehen und sie gerne benutzen. Eine Plattform mit möglichst viel konsolidiertem Wissen ist in unserem Informationszeitalter eine Bereicherung für jeden im Unternehmen.
Die Einführung einer solchen Plattform ist kein IT Projekt, obgleich die Umsetzung mit der IT durchgeführt wird. Vielmehr ist die Einführung ein Organisationsprojekt, das in der Form der Stabsorganisation durchgeführt wird, welches Geschäftsführungsgetrieben im Unternehmen durchgeführt werden sollte.

Das Hauptziel der Plattform ist eine verbesserte Zusammenarbeit. Nahezu jeder Mitarbeiter und Außenstehende kann ein Stakeholder in diesem Projekt sein und ist bei der Optimierung der  Arbeitsabläufe direkt oder indirekt involviert. Die eBiz Consulting berät die Geschäftsführung kompetent und effizient für diese Projekte, aber auch IT-Abteilungen, wie sie diese Aufmerksamkeit gewinnen können. Denn die beste Kollaborationsplattform ist nur so viel wert, wie sie im Endeffekt auch genutzt wird. Es gilt also die Anforderungen der Mitarbeiter einzubringen, ebenso wie die der Geschäftsführung.